Pada hari Senin, tanggal 16 Agustus 2021, Yayasan Penabulu kembali menyelenggarakan Pelatihan Kepemimpinan Lingkar Madani bertema “Komunikasi Kerja Tim di Masa Pandemi”. Pelatihan dibuka dan dibawakan langsung oleh Pemateri, yaitu Ali Zaenal Abidin yang merupakan Co-founder dari ”I’m On My Way”.
Pembukaan sesi pelatihan yang diselenggarakan selama 3 jam (10.00–13.00 WIB) ini dimulai dengan perkenalan diri Pemateri, lalu berkenalan dengan 16 orang peserta, dengan menyebutkan nama dan asal serta domisili dari masing-masing organisasinya. Dilanjutkan dengan membahas norma kelas dan kesepakatan sesi tanya jawab langsung dengan menekan tombol raise hand lalu open mic (setelah dipersilahkan), maupun melalui chat box dan Q&A.
Sebagai gambaran awal sesi, Pemateri mengajak para peserta untuk sharing tentang pengalaman berkomunikasi baik dari sebelum hingga pada saat pandemi sebagaimana saat ini. Cerita dimulai oleh Pemateri dengan menyampaikan pengalaman kerja beliau sebelumnya sekitar tahun 2006 ketika sedang bekerja di Serbia, sehingga sampai pada tujuan hidupnya saat ini melalui ”I’m On My Way”, yakni: mempermudah orang untuk menemukan dan menjalani impian hidupnya. Lalu diteruskan oleh enam orang peserta terpilih untuk mendeskripsikan apa yang dinamakan dengan ”why you do what you do”. Kemudian diakhiri dengan berbagi feeling oleh peserta dalam kerangka membangun nilai positif dalam tim kerja, agar tidak terlalu larut pada hal-hal tertulis, sehingga lupa atas AKAR alasan dan tujuannya saat ini.
Setelah itu, Pemateri mulai masuk kepada substansi pelatihan dengan paparan tentang tiga poin pembelajaran (learning point) yang meliputi:
- Effective Communication;
- Team Communication; dan
- Virtual Team Communication
Masuk pada poin pembelajaran (1) Effective Communication; Ali memulai dengan menyampaikan kalimat kunci pada poin ini yaitu “komunikasi” dan apa pengertian dari komunikasi itu sendiri, yang pada dasarnya adalah sebuah rangkaian penyampaian pikiran/ide/gagasan yang dilakukan dua arah (efektif) sehingga pesan tersebut sampai kepada penerima dan dapat dipahami dengan baik. Komunikasi juga dapat terhambat dan berjalan kurang efektif apabila tujuannya berubah, misalnya penyampai pesan hanya ingin didengarkan dan atau berlangsung satu arah tanpa umpan balik. Hambatan juga dapat berupa ”jarak”, waktu, maksud dan tujuan serta bagaimana cara komunikator menyampaikan pesan, dan atau si penerima pesan itu sendiri menanggapi pesan dimaksud.
Poin (1) diakhiri dengan tampilan slide ”tujuan komunikasi”, dan pesan Pemateri terkait fokus hari ini yaitu pada penempatan diri peserta hari ini yang berperan sebagai komunikator (pengirim/pemberi pesan) kepada penerima pesan (komunikan).
Poin pembelajaran (2) Team Communication; diawali dengan berbagi pengalaman atas komunikasi efektif di tim kerja terkait dengan ”momen terbaik, yang tidak baik, dan apa yang membedakan dalam dua kejadian tersebut. Pada momen ini beberapa peserta melakukan sharing, di antaranya adalah Pak Marwan dari Kelompok Kerja Program Karbon Hutan Berau (Pokja PKHB) dan Mbak Fitrianti Sofyan dari Coaction Indonesia (Koaksi Indonesia).
Tim berarti lebih dari satu orang, dengan karakter, pendidikan, bahasa dan atau latar belakang lainnya, maka leader harus bisa menurunkan ego, leader adalah sosok yang seharusnya melayani, jangan malah minta dilayani. Pahami tim, (relasi kelompok harus juga diimbangi dengan relasi personal), luangkan waktu untuk memahami tim dan personal-personal yang ada di dalam tim dalam rangka ”membangun rapor”.
Organization Culture (sesi pembelajaran sebelumnya) merupakan pilar/fondasi, sama halnya dengan komunikasi yang baik dan sehat serta efektif yang dibangun di dalam tim, di mana dalam komunikasi ini dibutuhkan kerendahan hati, agar: (1) menyadari bahwa ada kemungkinan kita salah; dan (2) Ini bukan soal saya, namun tentang semua (tim). Karena memiliki tujuan yang sama itu PENTING, ingatkan dengan berbagai cara dan atau media maupun momen.
Dalam keseharian, salah satu cara mengkomunikasikan pesan adalah lewat meeting, sementara tujuan meeting itu sendiri harus diklarifikasi diawal, yang setidaknya meeting tersebut bertujuan atas tiga hal, dua hal atau minimal satu hal dari:
- Menyampaikan informasi
- Membuat keputusan
- Diskusi/brainstorming
Pada kesempatan selanjutnya sebelum sesi break (istirahat) 15 menit, Pemateri dan peserta mendiskusikan beberapa hal, di antaranya tentang: pimpinan yang sering lupa atas hasil rapat sebelumnya, sebagai solusi bersama adalah dengan membuat notula (minutes of meeting) yang idealnya ditinjau pada saat rapat selanjutnya dimulai, dan pada saat meeting selanjutnya berlangsung hendaknya juga diakhiri dengan wrapping. Sampaikan dengan cara komunikasi yang baik, usahakan tidak secara terbuka/langsung di depan khalayak, dengan tujuan peduli (care and fair). Idealnya seorang pemimpin adalah yang memiliki karakter kepemimpinan, bukan hanya jabatan leader namun leadership-nya.
Setelah sesi istirahat selama 15 menit dirasa cukup, Pemateri masuk pada poin pembelajaran (3) Virtual Team Communication; dengan inti dari komunikasi dimaksud baik dalam konteks offline maupun online, hanya saja pada masa pandemi sebagaimana saat ini distorsinya ada pada WFH, namun hal ini tentunya dapat diminimalisir apabila seorang leader meluangkan waktu pada tim (anggotanya) yang tetap melakukan ”ritual” komunikasi intens sehingga teamwork tetap dapat berjalan dengan baik, dan agar sang leader paham situasi masing-masing anggota timnya.
Check performance tim, baik per individu maupun per kelompok. Pastikan apakah ada yang bisa Anda support, hal ini menunjukkan tulusnya kepedulian Anda, walaupun kita bukan ”problem solver” untuk segala hal, setidaknya kita dapat menjembatani dan atau minimalnya menunjukkan kepedulian seorang leader.
Kembali pada konteks meeting team, Pemateri menekankan dalam meeting tentang pentingnya durasi disepakati dari awal, seandainya pun delay dan atau melampaui batas durasinya maka komunikasikan dan sepakati, karena mungkin saja ada hal-hal lain di luar rapat tersebut ada agenda/kegiatan yang telah disiapkan dan atau akan dilakukan oleh anggota tim Anda. Meeting harus dibuat se-simple-mungkin, bisa dengan konsep KISS (Keep It Short and Simple) alias tidak bertele-tele, jangan sekedar ritual namun jelas bermakna dan atau ada output-nya.
Pemateri menutup sesi hari ini dengan ”nilai dan manfaat” atas apapun yang dilakukan, ”tidak sekedar bermanfaat tapi hendaknya dimanfaatkan”.
Proses pelatihan ditutup oleh Rukita Widodo dari Tim Lingkar Madani dengan menyampaikan terima kasih serta apresiasi atas partisipasi aktif dari seluruh peserta, semoga pelatihan ini sungguh bermanfaat agar pekerjaan tetap berjalan lancar meski di masa pandemi. Rukita juga mengingatkan untuk mengisi polling evaluasi kegiatan, sekaligus menginformasikan kembali tentang kegiaatn Coaching/Klinik, dan jadwal pelatihan selanjutnya dengan tema ”Pemanfaatan Iklan untuk Upaya Penggalangan Dana” dari Kitabisa yang akan dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 18 Agustus 2021 dan detailnya telah disampaikan melalui kolom chat dan Newsletter.
