Virtual event ramai ketika pandemi tidak memberikan pilihan untuk bertatap muka. Tidak sedikit organisasi atau instansi yang kikuk, harus melakukan kegiatan secara virtual. Event virtual yang awalnya hanya silaturahmi, seminar dan pelatihan, berkembang menjadi pertunjukan seni budaya, wisata, bahkan ajang pencarian dana. Hari pun terus bergulir, sumber daya manusia yang tadinya zero pengalaman, mau tak mau meningkatkan kapasitas dan bersaing menghadirkan virtual event yang menarik dan berjalan rapi. Bagaimana sebenarnya merencanakan virtual event yang baik itu?
Chairunnisa & Ester margaretha, tim Saraswati, membagikan wawasan dan pengalaman kepada Mitra Lingkar Madani, pada Seri Digital Learning: Pelatihan “Virtual Event Planning”, Kamis, 9 Juni 2022.
Setiap materi yang dijabarkan, mereka bawa secara bergantian. Yang dilanjutkan dengan sharing pengalaman para Mitra.
Chariunnisa mempresentasikan fondasi perencanaan kegiatan virtual yang penting, yaitu:
- 1. Pemasaran dan promosi. Setiap kegiatan harus direncanakan dari jauh hari; bagaimana pendistribusian, tools yang digunakan, persyaratan peserta, dan lain-lain. Pada bagian pertama ini, Chairunnisa dan Ester langsung menodong peserta untuk berbagi pengalamannya.
- 2. Pendekatan dan konten. Pendekatan merupakan inti dari kegiatan jika ingin acara sukses. Sesi yang menarik, engaging, dan powerful presentation menjadi nilai jual. Selain itu, penggunaan tools atau aplikasi yang menyesuaikan bentuk dan tujuan kegiatannya.
Misalkan bertujuan untuk pitching, maka yang digunakan adalah aplikasi Speed Date. Biasanya, peserta yang hadir akan dibagi beberapa kelompok, setiap peserta di breakout room hanya diberikan waktu terbatas. Anggap saja 7 menit, berarti tiap peserta harus mampu melakukan pitching selama 7 menit. Sebab, keputusan yang muncul pun juga akan berjalan cepat. Pemodal/ pendonor juga diberikan kesempatan untuk berpindah room, dan pada awal masuk diberikan notes berisi panduan. asyik , nggak, sih? Tools ini sebenarnya membuka kesempatan bagi siapa pun dan di mana pun untuk mendapatkan pendanaan atau tujuan lain. - 3. Menerjemahkan kesuksesan. Mengukur keberhasilan suatu acara itu sumbernya bermacam-macam. Antusias peserta dapat dilihat dari jumlah registrasi, peserta yang hadir, banyaknya pertanyaan, testimoni, dan survei.
Santri dari MDPI menceritakan bahwa dia dan organisasi cukup sering melakukan virtual event, bahkan hybrid. MDPI mempunyai agenda regular dua kali setahun untuk mengadakan pertemuan yang melibatkan stakeholder perikanan, dari nelayan, supplier, kabupaten, sampai industri dan kementerian. Waktu pertama mengadakan acara hybrid, mereka hanya memiliki webcam berukuran kecil untuk 30-an orang. Keterbatasan peralatan tersebut tidak menghambat kegiatan. Perencanaan pun hanya 3 minggu karena harus cepat. Tapi Santri dan organisasi juga ingin menggelar kegiatan online yang proper, tapi bagaimana menyelenggarakan virtual event yang baik itu.
Usai Santri bercerita, Chairunnisa segera menjawab. Yang harus diperhatikan dalam kegiatan hybrid adalah kualitas audio dan kamera. Meski bekerja sama dengan pemerintah yang terbiasa formil, tapi kita harus dinamis.
Tidak semua virtual event mempunyai cara registrasi yang sama, tergantung dari bentuk program. Terpenting harus memperhatikan elemen-elemen perencanaan di bawah ini:
- 1. Tautan registrasi. Nilai plus terintegrasi dengan website utama. Biasa menggunakan , zoom, survey monkey & google form (utk peserta yang akan dikurasi);
- 2. Online event guide: panduan teknis, pre-reading materials, dan survey awal;
- 3. Team support: Host/Moderator, pembicara, help desk, technical support;
- 4. Interactive tools: Q&A, live polling, online whiteboard;
- 5. Event feedback: survey; testimoni;
- 6. Follow-up: rekaman kegiatan, integrasi ke newsletter.
